Procedura zgłaszania potrzeby rekonfiguracji zamkniętego układu dokumentów planistycznych

Procedura zgłaszania potrzeby rekonfiguracji zamkniętego układu dokumentów planistycznych

Krok 1)
1) JST przesyła do RIO e-mail, w którym będzie znajdować się wykaz dokumentów, które muszą zostać usunięte (wykaz w układzie: rodzaj dokumentu, numer, data wysłania do RIO
Ponadto w e-mailu MUSI znaleźć się opis problemu, który ma zostać rozwiązany poprzez ponowną konfigurację modułu planistycznego (wskazanie kolumn jakie mają zostać dodane)
Uwaga: Zgłoszenia bez e-maila z JST nie będą realizowane przez serwis (w szczególności nie będą realizowane zgłoszenia telefoniczne)

Krok 2)
RIO analizuje zasadność usunięcia wskazanych dokumentów z bazy JST.
Decyzję o wyrażeniu zgody na operację usunięcia dokumentów planistycznych powinny podjąć przynajmniej dwie osoby:
- pracownik WIAS zajmujący się daną JST
- osoba odpowiedzialna za poprawność pracy systemu BeSTi@ w danej izbie (ta osoba musi co najmniej wiedzieć że jakieś dokumenty będą usuwane!)

Krok 3)
Jeśli prośba JST jest uzasadniona, to RIO przekazuje zgłoszenie z JST na adres: serwis-uchwaly@budzetjst.pl
z adnotacją o wyrażeniu zgody na usunięcie danych również z bazy danych RIO.

Prośby o usunięcie dokumentów planistycznych które będą przesłane w inny sposób niż opisany powyżej NIE BĘDĄ REALIZOWANE a jedynie będą odsyłane nadawcy z informacją o NIE ZACHOWANIU procedury.
W szczególności odsyłane bez realizacji będą:
- prośby przesłane bezpośrednio z JST do wykonawcy (bez stosownej adnotacji z RIO)
- e-maila ze zgodą RIO wysłane na INNY adres niż serwis-uchwaly@budzetjst.pl
- e-maila ze zgodą RIO nie zawierające w treści prośby z JST

Krok 4)
Wykonawca realizuje poprawnie opisane zgłoszeniem, zaś po jego wykonaniu przesyła informację zwrotna na adres mailowy z JST z którego nastąpiło zgłoszenie oraz do właściwej izby.

Po otrzymaniu takiej informacji należy sprawdzić czy z bazy faktycznie usunięte zostały wskazane dokumenty planistyczne oraz czy została wyczyszczona konfiguracja układu dokumentów planistycznych dla Uchwał.

Powyższe działanie kończy procedurę

Proszę pamiętać, iż usuwanie wysłanych dokumentów z bazy JST jest czynnością wykonywaną przez Serwis w wyjątkowych przypadkach i ma uzasadnienie wyłącznie w przypadku konieczności dodania kolumn dopuszczalnych w załącznikach planistycznych.
W innych przypadkach problem można rozwiązać bez ingerencji w bazy danych systemu.
Proszę zauważyć, że z uwagi na rozdzielenie konfiguracji projektu budżetu i uchwał NIE NALEŻY w chwili obecnej zezwalać na wykasowanie dokumentów dot. PROJEKTU – gdyż zaburzymy informacje użyte w MF do sporządzenia zbiorówek.