SJO BeSTi@

1. Co zrobić, gdy użytkownik jest zablokowany?

W przypadku, gdy przy próbie logowania do systemu SJO BeSTi@ wyświetla się komunikat Użytkownik jest obecnie zalogowany na innej stacji, spróbuj za chwilę lub skontaktuj się z administratorem należy wykonać następujące czynności:

1. Po uruchomieniu programu zalogować się używając konta Administratora. Dane do logowania znajdują się w instrukcji administratora w sekcji „2.8. Pierwszy użytkownik”, instrukcja dostępna jest tutaj.
2. Rozwinąć kategorię Blokady, która znajduje się na drzewku kategorii w górnej lewej części ekranu.
3. Kliknąć lewym przyciskiem myszki na kategorię Blokady logowań.
4. W głównym (środkowym) oknie systemu wyświetli się lista zablokowanych użytkowników.
5. Kliknąć lewym przyciskiem myszki na użytkowniku, którego chcemy odblokować.
6. Kliknąć lewym przyciskiem myszki na przycisk Usuń w dolnej części ekranu.
7. Po wykonaniu tych czynności należy zamknąć system SJO BeSTi@, a następnie uruchomić ponownie i zalogować się używając konta użytkownika, który został odblokowany.

2. Jak usunąć niepotrzebny wiersz w sprawozdaniu?

Jeśli status sprawozdania pozwala na jego edycję (musi być to status „Robocze”), należy zaznaczyć cały wiersz (klikając po jego lewej stronie) i na klawiaturze wcisnąć klawisz „Delete” lub wybrać przycisk „Usuń pozycję” na górze okna.

3. Jak wygenerować sprawozdanie Rb-34s?

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Rachunek, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp”. Jeśli nie – należy zwrócić się do jednostki nadrzędnej z prośba o wygenerowanie pliku XML z dana jednostkę. Po otrzymaniu pliku należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, wybrać zakładkę Plik i opcję „Import z pliku XML”.

Po zaczytaniu jednostki należy w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.

4. Jak wygenerować sprawozdanie Rb-30?

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Zakład budżetowy”. Jeśli nie – należy zwrócić się do jednostki nadrzędnej z prośba o wygenerowanie pliku XML z dana jednostkę. Po otrzymaniu pliku należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, wybrać zakładkę Plik i opcję „Import z pliku XML”.

Po zaczytaniu jednostki należy w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.

5. Jak dodać sprawozdania Rb-50, Rb-ZN oraz Rb-27ZZ?

Wymienione sprawozdania nie tworzą się automatycznie wraz z otwarciem okresu sprawozdawczego. Ich formatki należy dodać ręcznie.

Aby dodać do listy sprawozdania Rb-50W, Rb-50D, Rb-ZN lub Rb-27ZZ należy ustawić się na odpowiedniej gałęzi („Sprawozdania jednostkowe”). Następnie należy kliknąć przycisk „Nowy” znajdujący na dole okna pod listą sprawozdań.
Po wybraniu rodzaju dodawanego sprawozdania otworzy się jego formatka, w której należy określić jednostkę oraz dysponenta sprawozdania. Ostatnim krokiem jest klikniecie przycisku „Zapisz”, po czym można zacząć uzupełniać dokument.

6. Co zrobić, gdy nie można otworzyć IV Kwartału?

W przypadku próby otwarcia IV kwartału w systemie SJO BeSTI@ może wystąpić komunikat: „Ten okres kwartalny będzie można zainicjować dopiero po inicjalizacji wcześniejszego okresu kwartalnego”. W takiej sytuacji należy dodać okresy „Listopad MF” oraz „Grudzień MF”. Dopiero po wykonaniu tej operacji należy otworzyć okres „IV Kwartał”.

7. Co zrobić, gdy podczas importowania sprawozdań pojawia się komunikat „Brak prawidłowej jednostki”?

Komunikat ten oznacza, że dane jednostki (np. jej nazwa, typ) w importowanym pliku XML są niezgodne z danymi jednostki wprowadzonymi w programie.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas wymiany danych plikami XML między programami BeSTi@ i SJO BeSTi@ należy upewnić się, że dane jednostki w module Administracja w gałęzi Jednostki są jednakowe na poziomie JST oraz JO. Przy wystąpieniu różnic konieczne będzie zaktualizowanie danych jednostki po stronie programu SJO BeSTi@.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas importowania dokumentów z programu zewnętrznego należy poprawić dane jednostki w rzeczonym programie tak, by były identyczne z danymi jednostki widocznymi w BeSTii / SJO BeSTii w gałęzi Jednostki. Po poprawieniu danych należy ponownie wygenerować plik XML. Dopiero, gdy dane te będą identyczne, będzie można zaimportować dokument.

8. Jak wyeksportować sprawozdanie do pliku PDF?

By wyeksportować sprawozdanie do pliku PDF należy otworzyć dane sprawozdanie i przejść do podglądu wydruku. W lewym górnym rogu, obok ikonki drukarki, znajduje się opcja „Export document” / „Eksport Dokumentu”. Po wybraniu tej opcji należy wprowadzić nazwę pliku, następnie z rozwijanej listy wybrać rozszerzenie PDF (*.pdf), po czym zapisać dokument w wybranej lokalizacji.

W przypadku niektórych sprawozdań zamiast opcji „Export document” na pasku znajduje się przycisk „Zapisz”, po wybraniu którego rozwija się lista dostępnych formatów, do których można zapisać dokument. W tym przypadku wybrać należy Adobe Acrobat, po czym zatwierdzić. Następnie można wprowadzić nazwę pliku i zapisać dokument w wybranej lokalizacji.

9. Czy bilanse mogą być wygenerowane w dowolnym momencie roku budżetowego?

Nie, bilanse mogą być utworzone jedynie w okresie sprawozdawczym, którym jest IV Kwartał.

10. Czy dwa sprawozdania jednostkowe można złączyć w jedno?

Nie, sprawozdania dla każdej jednostki posiadają osobne, pojedyncze formatki. Połączenie wartości ze sprawozdań nastąpić może jedynie w BeSTii, na poziomie zagregowanego sprawozdania zbiorczego.

11. Dlaczego podczas uruchomienia kreatora w sprawozdaniach ukazuje się komunikat „Brak danych planistycznych”?

Kreator w sprawozdaniach pobiera dane z ostatniego dokumentu planistycznego przypadającego na dany okres sprawozdawczy. W przypadku pojawienia się komunikatu „Brak danych planistycznych” istnieją dwie możliwości:
1. w systemie nie został wprowadzony plan finansowy dla danej jednostki;
2. w istniejącym planie finansowym nie został dodany konkretny załącznik – w efekcie braku zaznaczenia planu dochodów dane nie będą mogły zostać przeniesione do sprawozdania Rb-27s, natomiast niezaznaczenie planu wydatków będzie miało taki sam skutek dla sprawozdania Rb-28s.

12. Jak zainicjować nowy rok budżetowy?

By zainicjować rok budżetowy w SJO BeSTii należy w pierwszej kolejności otrzymać od jednostki nadrzędnej plik XML inicjujący rok. Nazwa tego pliku domyślnie jest tożsama z nazwą roku, czyli przykładowo „2021”. Nie należy mylić go z plikiem zawierającym dokument planistyczny.

Po otrzymaniu pliku należy w SJO BeSTii przejść do modułu Budżet, następnie ustawić się na gałęzi „Budżet”, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję „Importuj rok z pliku XML”. Po wskazaniu pliku i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem „Otwórz” na liście pojawi się nowy rok budżetowy. Dopiero wówczas będzie można wgrać dokumenty planistyczne.

13. Co zrobić, gdy podczas wgrywania planu finansowego z pliku pojawia się komunikat „Odwołanie do obiektu nie zostało ustawione na wystąpienie obiektu”?

Jeśli podczas wgrywania pierwszego w danym roku budżetowym planu finansowego pojawia się komunikat „Odwołanie do obiektu nie zostało ustawione na wystąpienie obiektu”, należy poprosić jednostkę macierzystą o ponowne wygenerowanie i przesłanie pliku XML z rokiem budżetowym. Plik ten zawiera bowiem konfigurację układu dokumentów planistycznych, niezbędną do poprawnego zaimportowania planu finansowego.

Uwaga: należy upewnić się, że przesyłany plik został świeżo wygenerowany z BeSTii.

Po otrzymaniu pliku należy wgrać go za pomocą opcji „Importuj rok z pliku XML”.

14. Brak możliwości wyboru podpisu

W przypadku, gdy podpis elektroniczny jest zainstalowany w systemie, a nie widać go do wyboru w programie, należy pobrać i zainstalować wymienione niżej certyfikaty w przeglądarce Internet Explorer wg następującej instrukcji:

1. Otworzyć plik i kliknąć w Zainstaluj certyfikat
2. Zmienić opcję na Umieść wszystkie certyfikaty w następującym magazynie
3. Wybrać Zaufane główne urzędy certyfikacji
4. Zatwierdzić instalację

 

Lista certyfikatów do zainstalowania:

Dla wszystkich użytkowników – Narodowe Centrum Certyfikacji:

  • nccert.crt – Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji wystawiony w 2009 r.
  • nccert2016.crt – Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji wystawiony w 2016 r.

 

Użytkownicy z podpisem SZAFIR (KIR):

  • SZAFIR_QCA_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla KRAJOWEJ IZBY ROZLICZENIOWEJ S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • SZAFIR_QCA2_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla KRAJOWEJ IZBY ROZLICZENIOWEJ S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.


Użytkownicy z podpisem UNIZETO (ASSECO):

  • CERTUM_QCA1_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla Asseco Data Systems S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • CERTUM_QCA2_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla Asseco Data Systems S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • CERTUM_QCA_2016.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla Asseco Data Systems S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.

 

Użytkownicy z podpisem SIGILLUM (PWPW):

  • PWPW_QCA_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla POLSKIEJ WYTWÓRNI PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • PWPW_QCA_2015.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla POLSKIEJ WYTWÓRNI PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.

 

Użytkownicy z podpisem CENCERT – ENIGMA:

  • CenCert_QCA2_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla ENIGMA SOI Sp. z o.o. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • CenCert_qca_2017.cer – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla ENIGMA SOI Sp. z o.o. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.

 

Użytkownicy z podpisem EUROCERT:

  • EuroCert_QCA2_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla EuroCert sp. z o.o. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • EuroCert_QCA3_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla EuroCert sp. z o.o. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.
  • EuroCert_QCA1_2017.crt – Certyfikat dostawcy usług zaufania dla EuroCert sp. z o.o. w zakresie świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów.

15. Czy możliwe jest zdalne podpisanie sprawozdania?

Tak, podpisywanie dokumentów w systemach BeSTi@ / SJO BeSTi@ jest możliwe w trybie pracy zdalnej.

W przypadku pracy za pośrednictwem RDP (protokołu pulpitu zdalnego), by podpis elektroniczny mógł być złożony, spełnione muszą być następujące warunki:

1. Na komputerze zdalnym – analogicznie do pracy w zwykłym trybie – zainstalowane musi być oprogramowanie obsługujące podpis elektroniczny, a certyfikaty kwalifikowane muszą być zarejestrowane w systemie.
2. We właściwościach pulpitu zdalnego wymagane jest zaznaczenie opcji Karty inteligentne lub funkcja Windows Hello dla firm.
(ścieżka dostępu do opcji: Podłączenie pulpitu zdalnego -> Pokaż opcje -> Zasoby lokalne -> Lokalne urządzenia i zasoby -> Więcej).
3. Na komputerze lokalnym zainstalowane powinno być oprogramowanie obsługujące podpis elektroniczny oraz podpięta musi być karta z podpisem.

W przypadku, gdy mimo spełnienia powyższych warunków pojawiają się problemy, należy zgłosić się do administratora w JST.

16. Jak edytować / dezaktywować jednostkę?

Z poziomu programu SJO BeSTi@ nie można edytować ani dezaktywować jednostki.

Edycja lub dezaktywacja jednostki organizacyjnej dokonywana jest w macierzystej JST w systemie BeSTi@ a następnie przekazywana do właściwej JO za pomocą pliku XML.

Aby zaimportować w SJO BeSTii plik XML przesłany przez jednostkę macierzystą należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, następnie z górnego menu Plik należy wybrać opcję Import z pliku XML i wskazać odpowiedni plik.

17. Jak zaktualizować reguły kontrolne oraz słownik klasyfikacji budżetowej?

Aby pobrać najświeższą klasyfikację budżetową z serwera dystrybucyjnego należy przejść do modułu Administracja, następnie ustawić się na gałęzi Klasyfikacja, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Importuj z serwera dystrybucyjnego.
W przypadku pobierania z serwera reguł kontrolnych należy postąpić w sposób analogiczny, ustawiając się na gałęzi Reguły kontrolne.

Uwaga: w związku z automatyczną aktualizacją nie ma potrzeby przekazywania dodatkowo plików XML z regułami kontrolnymi i słownikiem klasyfikacji do SJO BeSTii.

18. Co zrobić, gdy program nie chce się zaktualizować poprzez moduł LiveUpdate?

Należy pobrać wersję instalacyjną („Uaktualnienie„) dostępną tutaj, a następnie uruchomić i zainstalować ją na stanowisku, na którym aktualizacja przez moduł LiveUpdate zakończyła się niepowodzeniem.

19. Co zrobić, gdy podczas aktualizacji programu wyświetla się komunikat „Musisz być adminem!”?

Należy uruchomić program ponownie, klikając na ikonie prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję „Uruchom jako administrator”. Następnie można normalnie zalogować się do programu, przejść do zakładki Narzędzia i wybrać opcję Pobierz aktualizacje.

20. Skąd otrzymać plik licencyjny?

Podczas pierwszego uruchomienia programu SJO BeSTi@ konieczne jest zaimportowanie pliku licencyjnego. Jest nim plik XML zawierający dane o jednostce organizacyjnej, która będzie obsługiwana przez program. Plik z danymi jednostki powinien zostać przygotowany w systemie BeSTi@ i dostarczony przez macierzystą JST.

By wygenerować plik z danymi jednostki w programie BeSTi@ należy przejść do modułu Administracja, wybrać gałąź Jednostki i podświetlić daną jednostkę na liście. Następnym krokiem jest przejście do menu Plik, wybranie opcji Eksport do pliku XML i zapisanie pliku w wybranej lokalizacji. Tak przygotowany plik należy przekazać JO jako plik licencyjny.

21. Na jakiego użytkownika należy się zalogować przy pierwszym uruchomieniu programu po inicjacji bazy danych?

Należy zalogować się na konto administratora systemu, które służy do zakładania/usuwania innych kont w systemie.

Login: sysadmin
Hasło: adm

22. Z jakich portów i serwerów korzysta program do komunikacji zewnętrznej?

Do komunikacji zewnętrznej program korzysta z następujących serwerów:

serwer dystrybucyjny: 145.237.193.139 port 443
– LiveUpdate: 188.117.133.209 port 80
– weryfikacja podpisów: 188.117.133.218 port 80

23. Jakie są minimalne wymagania sprzętowe systemu SJO BeSTi@?

Serwer lokalny:
• Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz),1 GB pamięci RAM (zalecane 4 GB),
• 2,2 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym,
• karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800×600 w 256 kolorach (zalecane 1920×1080 16bit).
• w zależności od ilości wprowadzonych dokumentów pliki bazy mogą zwiększyć swój rozmiar o ok. 40-50% tj. o około 30-40 MB.

Stacja robocza:
• Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz),
• 1 GB pamięci RAM (zalecane 2GB),
• 1 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym,
• karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800×600 w 256 kolorach (zalecane 1920×1080 16bit).
• klawiatura, mysz,
• system operacyjny: minimum MS Windows 7 – z zainstalowanym komponentem Microsoft .NET Framework w wersji 4.7.1

24. Jaka wersja serwera MS SQL jest wymagana do pracy z programem?

Od 1 stycznia 2020 roku minimalną wymaganą wersją będzie MS SQL 2012.

25. Jak zainstalować oraz skonfigurować SQL Server 2012?

Instrukcja opisująca proces instalacji oraz konfiguracji SQL Server 2012 SP4 Express dostępna jest do pobrania tutaj.

26. Przenoszenie baz danych programów korzystających z SQL

Przenoszenie baz danych programów korzystających z SQL
Jeżeli zamierzamy przenieść bazę danych SQL, najlepiej zacząć od instalacji programu wraz z serwerem SQL na nowym komputerze.
Do stworzenia kopii i jej przywrócenia zalecamy użyć darmowej aplikacji Microsoftu do zarządzania bazami – SQL Server Management Studio.

Microsoft SQL Server Management Studio Express dostępny jest do ściągnięcia ze strony:
https://aka.ms/ssmsfullsetup

Aby wykonać kopię zapasową baz danych, wykonaj następujące kroki:

Kliknij przycisk Start, wskaż polecenie Wszystkie programy, wskaż polecenie Microsoft SQL Server, a następnie kliknij polecenie SQL Server Management Studio.
W programie SQL Server Management Studio kliknij serwer na liście Server name, a następnie kliknij przycisk Connect.
Rozwiń folder Databases.
Kliknij prawym przyciskiem myszy na jedną z baz danych, wskaż polecenie Tasks, a następnie kliknij polecenie Back Up.
Na liście Backup type zaznacz pozycję Full, a następnie kliknij przycisk Add w sekcji Lokalizacja docelowa.
W oknie dialogowym Select Backup Destination kliknij przycisk (…).
W oknie dialogowym Locate Database Files wprowadź nazwę pliku kopii zapasowej, a następnie kliknij przycisk OK.
Klikaj przycisk OK aż do zamknięcia wszystkich okien dialogowych. Zostanie wyświetlony komunikat informujący o pomyślnym wykonaniu kopii zapasowe.

Przenieś pliki kopii zapasowych utworzone w kroku 1 do nowego wystąpienia programu SQL Server.
Utwórz bazę danych, w której będą przechowywane pliki kopii zapasowych. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:
Uruchom program SQL Server Management Studio.
Rozwiń folder Databases.
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder Databases. Następnie kliknij polecenie New Database.
Wprowadź nazwę dla bazy danych. Na przykład wpisz sputnikEDG (dla programu Ewidencja Działalności Gospodarczej.
Kliknij przycisk OK.

Ważne: Należy korzystać z tej samej składni nazw, która była używana w odniesieniu do oryginalnego wystąpienia programu Microsoft SQL Server
Przywróć pliki kopii zapasowych. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:
Uruchom program SQL Server Management Studio.
Rozwiń folder Databases.
Kliknij prawym przyciskiem myszy bazę danych np. sputnikEDG, wskaż polecenie Tasks, wskaż polecenie Restore, a następnie kliknij polecenie Database.
W obszarze Source for restore zaznacz opcję From device, a następnie kliknij przycisk (…).
W oknie dialogowym Specify Backup kliknij przycisk Add.
W oknie dialogowym Locate Backup File kliknij lokalizację pliku kopii zapasowej dla bazy danych sputnikEDG, a następnie kliknij przycisk OK.
W oknie dialogowym Specify Backup kliknij przycisk OK.
W oknie dialogowym Restore Database, zaznacz pole wyboru Restore, kliknij opcję Options, a następnie kliknij, aby zaznaczyć pole wyboru Overwrite the existing database.
W obszarze Restore the database files as sprawdź ścieżki dla dwóch fizycznych plików baz danych. Upewnij się, że te ścieżki wskazują prawidłowe lokalizacje. Jeżeli ścieżki nie wskazują prawidłowych lokalizacji, odpowiednio zmodyfikuj te ścieżki.
W oknie dialogowym Restore Database kliknij przycisk OK, aby rozpocząć proces przywracania.

Uwaga: W zależności od rozmiaru bazy danych ten proces może być czasochłonny. Po ukończeniu procesu pojawi się komunikat informujący o pomyślnym zakończeniu operacji przywracania.