2 września 2021
Drukuj
Procedura zgłaszania potrzeby rekonfiguracji zamkniętego układu dokumentów planistycznych

W przypadku zaistnienia potrzeby rekonfiguracji zamkniętego układu dokumentów planistycznych należy zastosować się do opisanej poniżej procedury:

Krok 1.
JST przesyła do RIO e-mail, w którym będzie znajdować się wykaz dokumentów do usunięcia. Ponadto w e-mailu MUSI znaleźć się opis problemu, który ma zostać rozwiązany.
Informacje niezbędne do przeprowadzenia procedury należy przekazać w następującym układzie:

– nazwa jednostki
– kod terytorialny
– dokładna kategoria dokumentu
– rok
– numer dokumentu
– data podjęcia
– data wejścia w życie
– numer kolejny
– imię i nazwisko oraz telefon kontaktowy osoby zgłaszającej po stronie JST

Ze względu na sytuację wynikającą z COVID, w zgłoszeniu należy też określić preferowane dni i godziny, w których Zespół Obsługi Klienta może kontaktować się z osobą zgłaszającą. Do realizacji serwisu niezbędne będzie połączenie zdalne oraz dostęp do programu BeSTi@.

Krok 2.
RIO analizuje zasadność usunięcia wskazanych dokumentów z bazy JST.
Decyzję o wyrażeniu zgody na operację usunięcia dokumentów planistycznych powinny podjąć przynajmniej dwie osoby:
– pracownik WIAS zajmujący się daną JST
– osoba odpowiedzialna za poprawność pracy systemu BeSTi@ w danej izbie.

Krok 3.
Jeśli prośba JST jest uzasadniona, RIO przekazuje zgłoszenie z JST na adres: pomoc@budzetjst.pl, wraz z adnotacją o wyrażeniu zgody na usunięcie dokumentów również z bazy danych RIO.

Zgłoszenia przekazane w inny sposób, niż opisany w powyższych krokach, NIE BĘDĄ REALIZOWANE, lecz odsyłane nadawcy z informacją o NIE ZACHOWANIU procedury.

W szczególności odsyłane bez realizacji będą:
– prośby przesłane bezpośrednio z JST do wykonawcy (bez stosownej adnotacji z RIO)
– e-maile ze zgodą RIO wysłane na adres inny niż pomoc@budzetjst.pl
– e-maile ze zgodą RIO nie zawierające w treści prośby z JST
– zgłoszenia niezawierające wymaganych danych, opisanych w kroku 1.

 

Krok 4.
Wykonawca realizuje poprawnie opisane zgłoszenie, zaś po jego wykonaniu przesyła informację zwrotną na adres mailowy izby, z której wpłynęło zgłoszenie. Po otrzymaniu takiej informacji należy sprawdzić czy z bazy faktycznie usunięte zostały wskazane dokumenty planistyczne oraz czy została wyczyszczona konfiguracja układu dokumentów planistycznych dla Uchwał. Niniejsze działanie kończy procedurę.

UWAGA DLA JST: jeżeli zgłoszenie obejmuje dokument o kategorii „WPF” / „Zmiana WPF” lub dokumenty planistyczne, w których zmieniona ma zostać konfiguracja układu dokumentów planistycznych, NIE NALEŻY PRZESYŁAĆ KOLEJNYCH DOKUMENTÓW do momentu realizacji zgłoszonej prośby.

 

Proszę pamiętać, iż usuwanie wysłanych dokumentów z bazy JST jest czynnością wykonywaną przez Serwis w wyjątkowych przypadkach. Ma uzasadnienie wyłącznie w sytuacji konieczności dodania kolumn dopuszczalnych w załącznikach planistycznych lub gdy dane w dokumencie nie mogą być poprawione inną drogą.

Ze względu na rozdzielenie konfiguracji projektu budżetu i uchwał NIE NALEŻY w chwili obecnej zezwalać na wykasowanie dokumentów dot. PROJEKTU, gdyż zaburzone zostaną informacje użyte w Ministerstwie Finansów do sporządzenia zbiorówek. Ta operacja zrealizowana być może jedynie za zgodą MF.