By zainicjować rok budżetowy w SJO BeSTii należy w pierwszej kolejności otrzymać od jednostki nadrzędnej plik XML inicjujący rok. Nazwa tego pliku domyślnie jest tożsama z nazwą roku, czyli przykładowo „2021”. Nie należy mylić go z plikiem zawierającym dokument planistyczny.

Po otrzymaniu pliku należy w SJO BeSTii przejść do modułu Budżet, następnie ustawić się na gałęzi „Budżet”, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję „Importuj rok z pliku XML”. Po wskazaniu pliku i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem „Otwórz” na liście pojawi się nowy rok budżetowy. Dopiero wówczas będzie można wgrać dokumenty planistyczne.