• poradnik użytkownika
• film instruktażowy dla systemu BeSTi@
• film instruktażowy dla systemu SJO BeSTi@

Począwszy od aktualizacji systemu BeSTi@ do wersji 7.039.00.16, w związku z przygotowaniem systemu do transferu danych do GUS (projekt SMUP), nastąpią zmiany w zakresie obsługi jednostek w aplikacjach BeSTi@ oraz SJO BeSTi@, a wszystkie zdefiniowane wcześniej jednostki organizacyjne zostaną systemowo zamknięte z końcem 2022 roku. Zmiany nie dotyczą jednostek z osobowością prawną (samorządowych instytucji kultury, sp zoz, pozostałych samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw). Po aktualizacji programu do wersji 7.039.00.16, jednostki widoczne dotychczas w słowniku jednostek organizacyjnych, zostaną przeniesione do gałęzi „Zamknięte systemowo z końcem roku 2022”. Jednostek tych nie będzie można przywrócić. Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy nad dokumentami planistycznymi i sprawozdaniami dotyczącymi 2023 r. należy ponownie zdefiniować w systemie jednostki organizacyjne w oparciu o nowe funkcjonalności i procedury, które zostały opisane w niniejszym poradniku. Główne etapy aktualizacji listy jednostek odpowiadające czynnościom do wykonania w systemie to: 1) zdefiniowanie numeru REGON urzędu 2) dodanie jednostek organizacyjnych zgodnie z nowymi zasadami a. poprzez kreator „Uaktualnij jednostki organizacyjne z API REGON” na podstawie Rb-Z za IV kw. 2021 r. b. albo manualnie – każdą jednostkę osobno 3) zdefiniowanie okresów funkcjonowania wydzielonych rachunków jednostek oświatowych, utworzonych na podstawie art. 223 ufp 4) zdefiniowanie innych jednostek (planistycznych) niezbędnych do pracy z modułem „Uchwały” Szczegółowe informacje związane z w/w zmianą znajdują się w: • poradniku (dostępny tutaj) • filmie instruktażowym dla systemu BeSTi@ (dostępny tutaj) oraz SJO BeSTi@ (dostępny tutaj)

Dostępna jest nowa wersja systemu SJO BeSTi@ oznaczona numerem 7.039.00.16. System można zaktualizować za pomocą uaktualnienia, do którego link znajduje się w Menu ‚Pobieranie’. Patch jest kompatybilny z wszystkimi poprzednimi wersjami systemu. Przed dokonaniem aktualizacji za pomocą pliku instalacyjnego, należy koniecznie zamknąć system SJO BeSTi@. Następnie należy uruchomić plik instalacyjny. Domyślnie aktualizacja zostanie zainstalowana w katalogu „C:\Program Files\SJOBestia”. Jeśli system został zainstalowany w innym folderze, należy podać odpowiednią ścieżkę do systemu SJO BeSTi@. Zmiany: 1. Uzależniono możliwość otwarcia okresu od tego czy w serwisie dystrybucyjnym otwarcie takiego okresu zostało umożliwione 2. Dodano zapisywanie zdarzenia usunięcia sprawozdania również w mechanizmie usuwania okresów sprawozdawczych 3. Na formatce 'Jednostka organizacyjna' usunięto sekcje 'Osoba kontaktowa' 4. Na formatce 'Jednostka organizacyjna' dodano pole 'Nazwa skrócona'. Gdy to pole jest wypełnione to jego zawartość wyświetlana jest na oknie kontekstowym jednostek w kolumnie 'Nazwa'. Dodano kolumnę 'Nazwa skrócona' również na liście jednostek w module Administracja 5. Zmodyfikowano mechanizm uzupełniania sprawozdań. Gdy w jednostce organizacyjnej wpisano dane w sekcji 'Rachunek, o którym mowa w art. 223' to na ich podstawie generowane są dla tej jednostki organizacyjnej nagłówki sprawozdania Rb-34s

Szanowni Państwo, informujemy, że najnowszy słownik klasyfikacji budżetowej, zgodnej z obowiązującym rozporządzeniem, został udostępniony dla użytkowników programów BeSTi@ oraz SJO BeSTia. Dostępne są również zaktualizowane pod tym kątem podglądy wydruków.   By umożliwić korzystanie z zaktualizowanej klasyfikacji należy:

1. W programie BeSTi@ za pomocą przycisku „Wyślij/Odbierz” pobrać i przetworzyć przesłane w dniu dzisiejszym wiadomości. Przesłane zostały trzy paczki: słownik klasyfikacji budżetowej, słownik reguł kontrolnych oraz paczka o nazwie „Poprawki w wydrukach związane ze zmianami w klasyfikacji budżetowej” zawierającą aktualizację wydruków. Po zakończeniu operacji należy zamknąć i ponownie uruchomić aplikację.
2. W programie SJO BeSTi@ pobrać przesłane w dniu dzisiejszym wiadomości. Przesłane zostały dwie paczki: słownik klasyfikacji budżetowej oraz słownik reguł kontrolnych. Przetwarzanie paczek inicjuje się samoistnie po uruchomieniu programu. W przypadku wystąpienia problemu z przetworzeniem należy przeprowadzić tę operację ręcznie, wybierając ścieżkę Administracja -> Klasyfikacja/Reguły kontrolne -> Plik -> Importuj z serwera dystrybucyjnego. Po zakończeniu operacji należy zamknąć i ponownie uruchomić aplikację.

W uzupełnieniu zamieszczonych 7.04.2022 wyjaśnień dot. bieżących problemów z obsługą sprawozdań jednostkowych Rb-Z i Rb-N publikujemy poradnik zwierający schematy postępowania przy przekazywaniu tych sprawozdań w postaci elektronicznej. Poradnik_przekazywanie_jednostkowych_RbZ_RbN

Szanowni Państwo, W związku z bardzo licznymi, powtarzającymi się pytaniami przekazywanymi w zgłoszeniach telefonicznych, dotyczącymi kwestii wprowadzonego z początkiem 2022 r. wymogu podpisu elektronicznego na sprawozdaniach jednostkowych w zakresie operacji finansowych (Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ) przedstawiamy najważniejsze informacje formalne i techniczne, które mogą Państwu pomóc w prawidłowym przekazaniu sprawozdań.   Wymogi dotyczące sprawozdań z operacji finansowych: Wszystkie sprawozdania w zakresie operacji finansowych Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ sporządzane za okresy 2022 r. i kolejne przez: 1) jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne 2) samorządowe jednostki z osobowością prawną muszą zostać sporządzone w formie elektronicznej oraz muszą być opatrzone podpisami elektronicznymi.   Samorządowe jednostki z osobowością prawną (takie jak instytucje kultury oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej) mają obowiązek stosowania plików w formacie XLS z podpisami elektronicznymi zewnętrznymi – nie są objęte systemem sprawozdawczości jednostkowej SJO BeSTi@, natomiast jednostki organizacyjne JST (jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe) - mogą przekazywać sprawozdania z wykorzystaniem:

• aplikacji SJO Besti@ / BeSTi@ (sprawozdania te muszą zostać opatrzone podpisami elektronicznymi złożonymi z wykorzystaniem funkcji tych aplikacji).
• plików elektronicznych sporządzonych z wykorzystaniem systemów firm trzecich o ile pliki te spełniają warunki określone w rozporządzeniu tj.:
  • są zgodne ze strukturami udostępnionymi na stronie podmiotowej BIP MF
  • są opatrzone podpisami elektronicznymi

  Kwestia sposobu dołączenia podpisów elektronicznych nie jest wprost wskazana w rozporządzeniu, stąd możliwe są dwa rozwiązania:

• zastosowanie (o ile to technicznie wykonalne w aplikacji zewnętrznej) mechanizmu identycznego jak w systemie SJO BeSTi@ - umieszczającego podpisy zgodnie z definicją struktur wejścia-wyjścia opisaną w dokumentacji
• zastosowanie podpisów zewnętrznychdo plików XML zawierających postać elektroniczną sprawozdania.

  Więcej szczegółów dotyczących zasad przekazywania sprawozdań z operacji finansowych znajdą Państwo w poradniku „Schematy postępowania przy przekazywaniu sprawozdań jednostkowych Rb-Z i Rb-N w postaci elektronicznej”, który ukaże się w odrębnym komunikacie   Problemy związane z instalacją systemu SJO BeSTI@ Zadanie to powinno zostać wykonane przez pracownika jednostki organizacyjnej lub informatyka obsługującego jednostkę organizacyjną. Pliki instalacyjne systemu można pobrać z: https://budzetjst.pl/pobieranie/wersje-instalacyjne-uaktualnienia-pliki/sjo-bestia/   Dokumentacja systemu dostępna jest w: https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/sjo-bestia/ W razie problemów rekomendujemy zapoznanie się z rozwiązaniami w zakresie najczęściej zadawanych pytań w tym zakresie dostępnych w https://budzetjst.pl/instalacja-aktualizacja-sjo-bestii-najczestsze-pytania/   Problemy związane z instalacją  użytkowaniem oprogramowania obsługującego podpis kwalifikowany Przed użyciem podpisu elektronicznego w systemie BeSTi@/SJO należy upewnić się, że proces składanie podpisów elektronicznych oraz weryfikowania podpisów elektronicznych działa poprawnie poza środowiskiem systemu BeSTi@/SJO.

1. Pomoc w powyższym zakresie świadczą dostawcy podpisu elektronicznego
2. Lista głównych dostawców podpisów kwalifikowanych: https://www.nccert.pl/uslugi.htm

  Problemy związane z importem sprawozdań z systemów trzecich   Należy upewnić się u producenta systemu, czy format eksportowanych z tych systemów plików jest w pełni zgodny z wymogami opisanymi w Specyfikacji wejścia wyjścia (https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/bestia/) włącznie z odpowiednią, specyficzną lokalizacją podpisu wewnątrz pliku xml.   Ponadto przypominamy, iż: 1)      Pierwszą pomoc w trakcie pracy z programem stanowią instrukcje użytkownika i administratora, które zawierają pełny opis aplikacji oraz procedur (https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/ ) 2)      jeśli w instrukcji nie znajdziecie Państwo potrzebnych informacji, należy poszukać odpowiedzi w dziale FAQ (często zadawane pytania) https://budzetjst.pl/pytania/ 3)      w kolejnym kroku należy skontaktować się z informatykiem obsługującym Państwa jednostkę   Co do zasady kontakt z Działem Wsparcia Technicznego (pomocą techniczną) powinien nastąpić dopiero wówczas gdy wszystkie wyżej wymienione działania - w szczególności podjęte przez służby informatyczne jednostki samorządu terytorialnego - nie przyniosły oczekiwanego rezultatu.   Ponadto uprzejmie przypominamy, że poniższe zagadnienia nie są objęte zakresem pomocy technicznej systemów BeSTI@/SJO BeSTi@:

• Instalacja oprogramowania do obsługi podpisów elektronicznych, składanie podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@, weryfikowanie podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@, oraz wszelkie inne kwestie dot. sposobów użytkowania oprogramowania do weryfikacji podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@
• Wykonanie instalacji oprogramowania SJO BeSTi@ lub BeSTi@ w jednostce organizacyjnej
• Sprawdzanie struktury pliku XML wygenerowanego z programów firm trzecich zawierającego sprawozdania Rb-Z i Rb-N jednostek organizacyjnych i diagnozowanie niezgodności z obowiązującym schematem XSD

i w związku z tym mogą być załatwiane w ostatniej kolejności.  

Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że we współpracy z Ministerstwem Edukacji i Nauki przygotowane zostały wyjaśnienia dotyczące środków z Funduszu Pomocy dla jednostek samorządu terytorialnego na dodatkowe zadania oświatowe związane z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy. Z wyjaśnieniami można zapoznać się na stronie internetowej zarówno Ministerstwa Edukacji i Nauki: https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/wyjasnienia-dotyczace-srodkow-z-funduszu-pomocy-dla-jednostek-samorzadu-terytorialnego-na-dodatkowe-zadania-oswiatowe jak również Ministerstwa Finansów:   https://www.gov.pl/web/finanse/wyjasnienia-dotyczace-srodkow-z-funduszu-pomocy-dla-jednostek-samorzadu-terytorialnego-na-dodatkowe-zadania-oswiatowe

Dostępna jest nowa wersja systemu SJO BeSTi@ oznaczona numerem 7.030.01.10. System można zaktualizować za pomocą uaktualnienia, do którego link znajduje się w Menu ‚Pobieranie’. Patch jest kompatybilny z wszystkimi poprzednimi wersjami systemu. Przed dokonaniem aktualizacji za pomocą pliku instalacyjnego, należy koniecznie zamknąć system SJO BeSTi@. Następnie należy uruchomić plik instalacyjny. Domyślnie aktualizacja zostanie zainstalowana w katalogu „C:\Program Files\SJOBestia”. Jeśli system został zainstalowany w innym folderze, należy podać odpowiednią ścieżkę do systemu SJO BeSTi@. Zmiany: 1.       W mechanizmie dodawania podpisów z listy sprawozdań umożliwiono podpisywanie sprawozdań z wielu jednostek 2.       Przy wyborze roli podpisu sprawdzania, przy dodawaniu podpisów z listy sprawozdań, wyłączono sprawdzenie zgodności nazwiska uzyskanego z certyfikatu z zapisanym w danych jednostki

W celu usprawnienia procesu podpisywania sprawozdań jednostkowych (w szczególności Rb-Z i Rb-N jednostek budżetowych) wprowadzono do systemów BeSTi@ oraz SJO BeSTi@ następujące zmiany :

1. Wyłączono walidację użycia tego samego certyfikatu do podpisu sprawozdań więcej niż jednej jednostki.
2. Wyłączono weryfikację zgodności nazwiska odczytanego z certyfikatu podpisu elektronicznego z informacjami zapisanymi w module „Administracja” systemu Bestia/SJO BeSTi@.

Powyższe zmiany będą szczególnie przydatne w jednostkach obsługujących (zapewniających wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy) korzystających z systemu SJO BeSTi@ lub BeSTi@.

Jednocześnie informujemy, że podpis pod sprawozdaniem powinna złożyć osoba do tego uprawniona, zaś weryfikacja prawidłowości podpisu (w tym sprawdzenie czy sprawozdanie zostało podpisane przez uprawnioną osobę) należy do obowiązków odbiorcy sprawozdań jednostkowych.