Szanowni Państwo,

W związku z bardzo licznymi, powtarzającymi się pytaniami przekazywanymi w zgłoszeniach telefonicznych, dotyczącymi kwestii wprowadzonego z początkiem 2022 r. wymogu podpisu elektronicznego na sprawozdaniach jednostkowych w zakresie operacji finansowych (Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ) przedstawiamy najważniejsze informacje formalne i techniczne, które mogą Państwu pomóc w prawidłowym przekazaniu sprawozdań.

Wymogi dotyczące sprawozdań z operacji finansowych:

Wszystkie sprawozdania w zakresie operacji finansowych Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ sporządzane za okresy 2022 r. i kolejne przez:

1) jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne

2) samorządowe jednostki z osobowością prawną

muszą zostać sporządzone w formie elektronicznej oraz muszą być opatrzone podpisami elektronicznymi.

Samorządowe jednostki z osobowością prawną (takie jak instytucje kultury oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej) mają obowiązek stosowania plików w formacie XLS z podpisami elektronicznymi zewnętrznymi – nie są objęte systemem sprawozdawczości jednostkowej SJO BeSTi@, natomiast jednostki organizacyjne JST (jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe) – mogą przekazywać sprawozdania z wykorzystaniem:

• aplikacji SJO Besti@ / BeSTi@ (sprawozdania te muszą zostać opatrzone podpisami elektronicznymi złożonymi z wykorzystaniem funkcji tych aplikacji).
• plików elektronicznych sporządzonych z wykorzystaniem systemów firm trzecich o ile pliki te spełniają warunki określone w rozporządzeniu tj.:
  • są zgodne ze strukturami udostępnionymi na stronie podmiotowej BIP MF
  • są opatrzone podpisami elektronicznymi

Kwestia sposobu dołączenia podpisów elektronicznych nie jest wprost wskazana w rozporządzeniu, stąd możliwe są dwa rozwiązania:

• zastosowanie (o ile to technicznie wykonalne w aplikacji zewnętrznej) mechanizmu identycznego jak w systemie SJO BeSTi@ – umieszczającego podpisy zgodnie z definicją struktur wejścia-wyjścia opisaną w dokumentacji
• zastosowanie podpisów zewnętrznychdo plików XML zawierających postać elektroniczną sprawozdania.

Więcej szczegółów dotyczących zasad przekazywania sprawozdań z operacji finansowych znajdą Państwo w poradniku „Schematy postępowania przy przekazywaniu sprawozdań jednostkowych Rb-Z i Rb-N w postaci elektronicznej”, który ukaże się w odrębnym komunikacie

Problemy związane z instalacją systemu SJO BeSTI@

Zadanie to powinno zostać wykonane przez pracownika jednostki organizacyjnej lub informatyka obsługującego jednostkę organizacyjną.

Pliki instalacyjne systemu można pobrać z:

SJO BeSTi@

Dokumentacja systemu dostępna jest w: https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/sjo-bestia/

W razie problemów rekomendujemy zapoznanie się z rozwiązaniami w zakresie najczęściej zadawanych pytań w tym zakresie dostępnych w https://budzetjst.pl/instalacja-aktualizacja-sjo-bestii-najczestsze-pytania/

Problemy związane z instalacją  użytkowaniem oprogramowania obsługującego podpis kwalifikowany

Przed użyciem podpisu elektronicznego w systemie BeSTi@/SJO należy upewnić się, że proces składanie podpisów elektronicznych oraz weryfikowania podpisów elektronicznych działa poprawnie poza środowiskiem systemu BeSTi@/SJO.

1. Pomoc w powyższym zakresie świadczą dostawcy podpisu elektronicznego
2. Lista głównych dostawców podpisów kwalifikowanych: https://www.nccert.pl/uslugi.htm

Problemy związane z importem sprawozdań z systemów trzecich

Należy upewnić się u producenta systemu, czy format eksportowanych z tych systemów plików jest w pełni zgodny z wymogami opisanymi w Specyfikacji wejścia wyjścia (https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/bestia/) włącznie z odpowiednią, specyficzną lokalizacją podpisu wewnątrz pliku xml.

Ponadto przypominamy, iż:

1)      Pierwszą pomoc w trakcie pracy z programem stanowią instrukcje użytkownika i administratora, które zawierają pełny opis aplikacji oraz procedur (https://budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/ )

2)      jeśli w instrukcji nie znajdziecie Państwo potrzebnych informacji, należy poszukać odpowiedzi w dziale FAQ (często zadawane pytania) https://budzetjst.pl/pytania/

3)      w kolejnym kroku należy skontaktować się z informatykiem obsługującym Państwa jednostkę

Co do zasady kontakt z Działem Wsparcia Technicznego (pomocą techniczną) powinien nastąpić dopiero wówczas gdy wszystkie wyżej wymienione działania – w szczególności podjęte przez służby informatyczne jednostki samorządu terytorialnego – nie przyniosły oczekiwanego rezultatu.

Ponadto uprzejmie przypominamy, że poniższe zagadnienia nie są objęte zakresem pomocy technicznej systemów BeSTI@/SJO BeSTi@:

• Instalacja oprogramowania do obsługi podpisów elektronicznych,
  składanie podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@,
  weryfikowanie podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@,
  oraz wszelkie inne kwestie dot. sposobów użytkowania oprogramowania do weryfikacji podpisów elektronicznych poza systemem BeSTi@/SJO BeSTi@
• Wykonanie instalacji oprogramowania SJO BeSTi@ lub BeSTi@ w jednostce organizacyjnej
• Sprawdzanie struktury pliku XML wygenerowanego z programów firm trzecich zawierającego sprawozdania Rb-Z i Rb-N jednostek organizacyjnych i diagnozowanie niezgodności z obowiązującym schematem XSD

i w związku z tym mogą być załatwiane w ostatniej kolejności.