W przypadku zaistnienia potrzeby rekonfiguracji zamkniętego układu dokumentów planistycznych należy zastosować się do opisanej poniżej procedury: Krok 1. JST przesyła do RIO e-mail, w którym będzie znajdować się wykaz dokumentów do usunięcia. Ponadto w e-mailu MUSI znaleźć się opis problemu, który ma zostać rozwiązany. Informacje niezbędne do przeprowadzenia procedury należy przekazać w następującym układzie: - nazwa jednostki - kod terytorialny - dokładna kategoria dokumentu - numer dokumentu - data podjęcia - data wejścia w życie - data wysłania do RIO - imię i nazwisko oraz telefon kontaktowy osoby zgłaszającej po stronie JST Krok 2. RIO analizuje zasadność usunięcia wskazanych dokumentów z bazy JST. Decyzję o wyrażeniu zgody na operację usunięcia dokumentów planistycznych powinny podjąć przynajmniej dwie osoby: - pracownik WIAS zajmujący się daną JST - osoba odpowiedzialna za poprawność pracy systemu BeSTi@ w danej izbie. Krok 3. Jeśli prośba JST jest uzasadniona, RIO przekazuje zgłoszenie z JST na adres: pomoc@budzetjst.pl, wraz z adnotacją o wyrażeniu zgody na usunięcie dokumentów również z bazy danych RIO. Zgłoszenia przekazane w inny sposób, niż opisany w powyższych krokach, NIE BĘDĄ REALIZOWANE, lecz odsyłane nadawcy z informacją o NIE ZACHOWANIU procedury. W szczególności odsyłane bez realizacji będą: - prośby przesłane bezpośrednio z JST do wykonawcy (bez stosownej adnotacji z RIO) - e-maile ze zgodą RIO wysłane na adres inny niż pomoc@budzetjst.pl - e-maile ze zgodą RIO nie zawierające w treści prośby z JST - zgłoszenia niezawierające wymaganych danych, opisanych w kroku 1.   Krok 4. Wykonawca realizuje poprawnie opisane zgłoszenie, zaś po jego wykonaniu przesyła informację zwrotną na adres mailowy izby, z której wpłynęło zgłoszenie. Po otrzymaniu takiej informacji należy sprawdzić czy z bazy faktycznie usunięte zostały wskazane dokumenty planistyczne oraz czy została wyczyszczona konfiguracja układu dokumentów planistycznych dla Uchwał. Niniejsze działanie kończy procedurę.   Proszę pamiętać, iż usuwanie wysłanych dokumentów z bazy JST jest czynnością wykonywaną przez Serwis w wyjątkowych przypadkach. Ma uzasadnienie wyłącznie w sytuacji konieczności dodania kolumn dopuszczalnych w załącznikach planistycznych lub gdy dane w dokumencie nie mogą być poprawione inną drogą. Uwaga: ze względu na rozdzielenie konfiguracji projektu budżetu i uchwał NIE NALEŻY w chwili obecnej zezwalać na wykasowanie dokumentów dot. PROJEKTU, gdyż zaburzone zostaną informacje użyte w Ministerstwie Finansów do sporządzenia zbiorówek. Ta operacja zrealizowana być może jedynie za zgodą MF.