W module Administracja znajduje się gałąź „Zalogowani użytkownicy”. Prezentuje ona listę użytkowników zalogowanych aktualnie do bazy. By poznać wyniki należy po otwarciu listy należy użyć przycisku „Odśwież”.

1. Jednostka nadrzędna definiuje dane dotyczące Rachunku, o którym mowa w art. 223 ufp.
(Procedura opisana jest tutaj: https://instalatory-bestia.nefeni.pl:6784/zmiany_w_obsludze_jednostek_poradnik.pdf )

2. Jednostka nadrzędna przekazuje plik XML z danymi jednostki.

3. Po otrzymaniu pliku należy w SJO BeSTii przejść do modułu Administracja, ustawić się na gałęzi Jednostki, przejść do zakładki Plik, wybrać opcję Import z pliku XML i wskazać otrzymany plik.
Uwaga: po wgraniu jednostki nie wyświetla się komunikat potwierdzający. Aby sprawdzić, czy dane zaimportowały się poprawnie, można wejść do środka jednostki i zweryfikować, czy w sekcji widocznej na poniższym zrzucie ekranu widnieją informacje odnośnie roku i okresu od.

4. Po wgraniu pliku należy przejść do modułu Sprawozdania, kliknąć prawym przyciskiem myszy na napisie I kwartał i wybrać opcję Uzupełnij sprawozdania.

5. Jeżeli powyższe kroki zostaną poprawnie wykonane, sprawozdania Rb-34s pojawią się na liście sprawozdań.

Tak, jeśli w bazie znajduje się jedna jednostka, a istnieje potrzeba dodania kolejnej, należy poprosić jednostkę nadrzędną o wygenerowanie i przesłanie pliku bądź kilku plików xml z odpowiednimi danymi jednostki/jednostek. Po otrzymaniu ich należy przejść do modułu Administracja, ustawić się na gałęzi Jednostki, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Import z pliku xml.

W takiej sytuacji należy poprosić jednostkę nadrzędną o wygenerowanie i przesłanie pliku xml z odpowiednimi danymi jednostki. Po otrzymaniu pliku należy przejść do modułu Administracja, ustawić się na gałęzi Jednostki, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Import z pliku xml. Po pojawieniu się jednostki na liście należy przejść do modułu Sprawozdania, kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwie okresu sprawozdawczego i wybrać opcję „Uzupełnij sprawozdania”.

Z poziomu programu SJO BeSTi@ nie można edytować ani dezaktywować jednostki.

Edycja lub dezaktywacja jednostki organizacyjnej dokonywana jest w macierzystej JST w systemie BeSTi@ a następnie przekazywana do właściwej JO za pomocą pliku XML.

Aby zaimportować w SJO BeSTii plik XML przesłany przez jednostkę macierzystą należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, następnie z górnego menu Plik należy wybrać opcję Import z pliku XML i wskazać odpowiedni plik.

Aby pobrać najświeższą klasyfikację budżetową z serwera dystrybucyjnego należy przejść do modułu Administracja, następnie ustawić się na gałęzi Klasyfikacja, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Importuj z serwera dystrybucyjnego.
W przypadku pobierania z serwera reguł kontrolnych należy postąpić w sposób analogiczny, ustawiając się na gałęzi Reguły kontrolne.

Uwaga: w związku z automatyczną aktualizacją nie ma potrzeby przekazywania dodatkowo plików XML z regułami kontrolnymi i słownikiem klasyfikacji do SJO BeSTii.

Podczas pierwszego uruchomienia programu SJO BeSTi@ konieczne jest zaimportowanie pliku licencyjnego. Jest nim plik XML zawierający dane o jednostce organizacyjnej, która będzie obsługiwana przez program. Plik z danymi jednostki powinien zostać przygotowany w systemie BeSTi@ i dostarczony przez macierzystą JST.

By wygenerować plik z danymi jednostki w programie BeSTi@ należy przejść do modułu Administracja, wybrać gałąź Jednostki i podświetlić daną jednostkę na liście. Następnym krokiem jest przejście do menu Plik, wybranie opcji Eksport do pliku XML i zapisanie pliku w wybranej lokalizacji. Tak przygotowany plik należy przekazać JO jako plik licencyjny.