Kreator w sprawozdaniach pobiera dane z ostatniego dokumentu planistycznego przypadającego na dany okres sprawozdawczy. W przypadku pojawienia się komunikatu „Brak danych planistycznych” istnieją dwie możliwości:
1. w systemie nie został wprowadzony plan finansowy dla danej jednostki;
2. w istniejącym planie finansowym nie został dodany konkretny załącznik – w efekcie braku zaznaczenia planu dochodów dane nie będą mogły zostać przeniesione do sprawozdania Rb-27s, natomiast niezaznaczenie planu wydatków będzie miało taki sam skutek dla sprawozdania Rb-28s.

By zainicjować rok budżetowy w SJO BeSTii należy w pierwszej kolejności otrzymać od jednostki nadrzędnej plik XML inicjujący rok. Nazwa tego pliku domyślnie jest tożsama z nazwą roku, czyli przykładowo „2021”. Nie należy mylić go z plikiem zawierającym dokument planistyczny.

Po otrzymaniu pliku należy w SJO BeSTii przejść do modułu Budżet, następnie ustawić się na gałęzi „Budżet”, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję „Importuj rok z pliku XML”. Po wskazaniu pliku i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem „Otwórz” na liście pojawi się nowy rok budżetowy. Dopiero wówczas będzie można wgrać dokumenty planistyczne.

Jeśli podczas wgrywania pierwszego w danym roku budżetowym planu finansowego pojawia się komunikat „Odwołanie do obiektu nie zostało ustawione na wystąpienie obiektu”, należy poprosić jednostkę macierzystą o ponowne wygenerowanie i przesłanie pliku XML z rokiem budżetowym. Plik ten zawiera bowiem konfigurację układu dokumentów planistycznych, niezbędną do poprawnego zaimportowania planu finansowego.

Uwaga: należy upewnić się, że przesyłany plik został świeżo wygenerowany z BeSTii.

Po otrzymaniu pliku należy wgrać go za pomocą opcji „Importuj rok z pliku XML”.