1. Jednostka nadrzędna definiuje dane dotyczące Rachunku, o którym mowa w art. 223 ufp.
(Procedura opisana jest tutaj: https://instalatory-bestia.nefeni.pl:6784/zmiany_w_obsludze_jednostek_poradnik.pdf )

2. Jednostka nadrzędna przekazuje plik XML z danymi jednostki.

3. Po otrzymaniu pliku należy w SJO BeSTii przejść do modułu Administracja, ustawić się na gałęzi Jednostki, przejść do zakładki Plik, wybrać opcję Import z pliku XML i wskazać otrzymany plik.
Uwaga: po wgraniu jednostki nie wyświetla się komunikat potwierdzający. Aby sprawdzić, czy dane zaimportowały się poprawnie, można wejść do środka jednostki i zweryfikować, czy w sekcji widocznej na poniższym zrzucie ekranu widnieją informacje odnośnie roku i okresu od.

4. Po wgraniu pliku należy przejść do modułu Sprawozdania, kliknąć prawym przyciskiem myszy na napisie I kwartał i wybrać opcję Uzupełnij sprawozdania.

5. Jeżeli powyższe kroki zostaną poprawnie wykonane, sprawozdania Rb-34s pojawią się na liście sprawozdań.

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że w systemie znajdują się dane dotyczące jednostki – czyli jednostka jest widoczna w oknie kontekstowym po prawej stronie (opis dodania jednostki znajduje się powyżej). Należy zwrócić uwagę, by była ona zaznaczona na liście. Jeśli po spełnieniu tych warunków nadal nie widać dokumentów, należy przejść do modułu Sprawozdania, kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwie okresu sprawozdawczego i wybrać opcję „Uzupełnij sprawozdania”.

Jeżeli podczas próby otwarcia IV Kwartału pojawia się komunikat „Ten okres kwartalny będzie można zainicjować dopiero po inicjalizacji wcześniejszego okresu kwartalnego”, a ostatnim otwartym okresem jest aktualnie III Kwartał, należy otworzyć okresy sprawozdawcze Listopad MF oraz Grudzień MF.

Nie ma potrzeby uzupełniania sprawozdań za dane okresy, sama ich inicjalizacja wystarczy do otwarcia IV Kwartału.

Jeśli status sprawozdania pozwala na jego edycję (musi być to status „Robocze”), należy zaznaczyć cały wiersz (klikając po jego lewej stronie) i na klawiaturze wcisnąć klawisz „Delete” lub wybrać przycisk „Usuń pozycję” na górze okna.

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Rachunek, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp”. Jeśli nie – należy zwrócić się do jednostki nadrzędnej z prośba o wygenerowanie pliku XML z dana jednostkę. Po otrzymaniu pliku należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, wybrać zakładkę Plik i opcję „Import z pliku XML”.

Po zaczytaniu jednostki należy w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Zakład budżetowy”. Jeśli nie – należy zwrócić się do jednostki nadrzędnej z prośba o wygenerowanie pliku XML z dana jednostkę. Po otrzymaniu pliku należy w module Administracja ustawić się na gałęzi Jednostki, wybrać zakładkę Plik i opcję „Import z pliku XML”.

Po zaczytaniu jednostki należy w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.

Wymienione sprawozdania nie tworzą się automatycznie wraz z otwarciem okresu sprawozdawczego. Ich formatki należy dodać ręcznie.

Aby dodać do listy sprawozdania Rb-50W, Rb-50D, Rb-ZN lub Rb-27ZZ należy ustawić się na odpowiedniej gałęzi („Sprawozdania jednostkowe”). Następnie należy kliknąć przycisk „Nowy” znajdujący na dole okna pod listą sprawozdań.
Po wybraniu rodzaju dodawanego sprawozdania otworzy się jego formatka, w której należy określić jednostkę oraz dysponenta sprawozdania. Ostatnim krokiem jest klikniecie przycisku „Zapisz”, po czym można zacząć uzupełniać dokument.

W przypadku próby otwarcia IV kwartału w systemie SJO BeSTI@ może wystąpić komunikat: „Ten okres kwartalny będzie można zainicjować dopiero po inicjalizacji wcześniejszego okresu kwartalnego”. W takiej sytuacji należy dodać okresy „Listopad MF” oraz „Grudzień MF”. Dopiero po wykonaniu tej operacji należy otworzyć okres „IV Kwartał”.

Komunikat ten oznacza, że dane jednostki (np. jej nazwa, typ) w importowanym pliku XML są niezgodne z danymi jednostki wprowadzonymi w programie.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas wymiany danych plikami XML między programami BeSTi@ i SJO BeSTi@ należy upewnić się, że dane jednostki w module Administracja w gałęzi Jednostki są jednakowe na poziomie JST oraz JO. Przy wystąpieniu różnic konieczne będzie zaktualizowanie danych jednostki po stronie programu SJO BeSTi@.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas importowania dokumentów z programu zewnętrznego należy poprawić dane jednostki w rzeczonym programie tak, by były identyczne z danymi jednostki widocznymi w BeSTii / SJO BeSTii w gałęzi Jednostki. Po poprawieniu danych należy ponownie wygenerować plik XML. Dopiero, gdy dane te będą identyczne, będzie można zaimportować dokument.

By wyeksportować sprawozdanie do pliku PDF należy otworzyć dane sprawozdanie i przejść do podglądu wydruku. W lewym górnym rogu, obok ikonki drukarki, znajduje się opcja „Export document” / „Eksport Dokumentu”. Po wybraniu tej opcji należy wprowadzić nazwę pliku, następnie z rozwijanej listy wybrać rozszerzenie PDF (*.pdf), po czym zapisać dokument w wybranej lokalizacji.

W przypadku niektórych sprawozdań zamiast opcji „Export document” na pasku znajduje się przycisk „Zapisz”, po wybraniu którego rozwija się lista dostępnych formatów, do których można zapisać dokument. W tym przypadku wybrać należy Adobe Acrobat, po czym zatwierdzić. Następnie można wprowadzić nazwę pliku i zapisać dokument w wybranej lokalizacji.

Nie, bilanse mogą być utworzone jedynie w okresie sprawozdawczym, którym jest IV Kwartał.

Nie, sprawozdania dla każdej jednostki posiadają osobne, pojedyncze formatki. Połączenie wartości ze sprawozdań nastąpić może jedynie w BeSTii, na poziomie zagregowanego sprawozdania zbiorczego.

Kreator w sprawozdaniach pobiera dane z ostatniego dokumentu planistycznego przypadającego na dany okres sprawozdawczy. W przypadku pojawienia się komunikatu „Brak danych planistycznych” istnieją dwie możliwości:
1. w systemie nie został wprowadzony plan finansowy dla danej jednostki;
2. w istniejącym planie finansowym nie został dodany konkretny załącznik – w efekcie braku zaznaczenia planu dochodów dane nie będą mogły zostać przeniesione do sprawozdania Rb-27s, natomiast niezaznaczenie planu wydatków będzie miało taki sam skutek dla sprawozdania Rb-28s.