Pytania - BeSTi@ - Sprawozdania

Kompletna instrukcja opisująca tworzenie i wypełnianie sprawozdań Rb-N oraz Rb-UZ dla jednostek z osobowością prawną dostępna jest do pobrania pod adresem: https://instalatory-bestia.nefeni.pl:6784/Zasady_sporzadzania_sprawozdan_z_operacji_finansowych_20210408.pdf

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że w module Administracja w gałęzi Jednostki na liście znajduje się jednostka o typie „Jednostka z osobowością prawną”. Jeśli nie, należy taką jednostkę wprowadzić.

Następnie należy w module Sprawozdania kliknąć prawym przyciskiem myszy na pozycji I Kwartał i wybrać opcję „Uzupełnij sprawozdania”. W efekcie puste formatki sprawozdań pojawią się na liście.

Formularze niniejszych sprawozdań w formacie .xls dostępne są do pobrania pod adresem: https://www.gov.pl/web/finanse/formularze-samorzadowe-jedn-z-osobowoscia-prawna

Sprawozdania sporządzone na tych wzorach mogą zostać wczytane do systemu BeSTi@.

Uwaga: do prawidłowego wykonania importu konieczne jest używanie opublikowanych wzorów bez ingerowania w ich strukturę, w szczególności w zakresie ukrytych arkuszy, z których dane są importowane.

Jeśli status sprawozdania pozwala na jego edycję (musi być to status „Robocze”), należy zaznaczyć cały wiersz (klikając po jego lewej stronie) i na klawiaturze wcisnąć klawisz „Delete” lub wybrać przycisk „Usuń pozycję” na górze okna.

W takiej sytuacji należy skorzystać z opcji Korekty sprawozdania.

Nie należy przywracać zarchiwizowanej bazy danych!

Jeśli po weryfikacji dokumentu wystąpią błędy, które nie dotyczą Państwa jednostki, komunikaty mogą być zignorowane, o ile występują podstawy do użycia danych wartości w dokumencie.

Przykładem może być wynik weryfikacji: „Paragraf nie dotyczy danego typu jednostki. Potencjalny błąd. Zignoruj ostrzeżenie, jeśli masz podstawy do użycia tego paragrafu.” W większości są to ostrzeżenia, które nie blokują możliwości zatwierdzenia i wysłania dokumentu.

Jeśli po nadaniu wszystkich odpowiednich praw dla użytkownika nie widać sprawozdań na liście, a okres sprawozdawczy jest odebrany, to należy wejść do modułu Administracja i z drzewka nawigacji wybrać pozycję Jednostki. Następnie na liście jednostek w głównym oknie zaznaczyć swoją główną jednostkę i kliknąć na przycisk Prawa.
Zostanie wyświetlona lista użytkowników. Należy upewnić się, że dany użytkownik ma dostęp do jednostki. Jeśli nie to należy takie prawo nadać i zapisać zmiany.
Następnie należy wrócić do modułu Sprawozdania i w drzewku nawigacyjnym kliknąć prawym przyciskiem na nazwie okresu sprawozdawczego. Z menu kontekstowego należy wybrać pozycję Uzupełnij sprawozdania. Spowoduje to wygenerowanie sprawozdań.

Kreator w sprawozdaniach pobiera dane z ostatniego dokumentu planistycznego przypadającego na dany okres sprawozdawczy. W przypadku pojawienia się komunikatu „Brak danych planistycznych” istnieją dwie możliwości:
1. w systemie nie został wprowadzony plan finansowy dla danej jednostki;
2. w istniejącym planie finansowym nie został dodany konkretny załącznik – w efekcie braku zaznaczenia planu dochodów dane nie będą mogły zostać przeniesione do sprawozdania Rb-27s, natomiast niezaznaczenie planu wydatków będzie miało taki sam skutek dla sprawozdania Rb-28s.

Nie, sprawozdania dla każdej jednostki posiadają osobne, pojedyncze formatki. Połączenie wartości ze sprawozdań nastąpić może jedynie w BeSTii, na poziomie zagregowanego sprawozdania zbiorczego.

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Rachunek, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp”. Jeśli nie – należy utworzyć jednostkę o tym typie, a następnie w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.
Następnie należy w module Administracja w gałęzi Jednostki podświetlić daną jednostkę, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję „Eksport do pliku XML”. Wyeksportowany plik należy przekazać jednostce organizacyjnej w celu zaczytania go w SJO BeSTii.

Należy sprawdzić, czy w module Administracja w gałęzi Jednostki znajduje się jednostka o typie „Zakład budżetowy”. Jeśli nie – należy utworzyć jednostkę o tym typie, a następnie w module Sprawozdania posłużyć się opcją „Uzupełnij sprawozdania”.
Następnie należy w module Administracja w gałęzi Jednostki podświetlić daną jednostkę, przejść do zakładki Plik i wybrać opcję „Eksport do pliku XML”. Wyeksportowany plik należy przekazać jednostce organizacyjnej w celu zaczytania go w SJO BeSTii.

Wymienione sprawozdania nie tworzą się automatycznie wraz z otwarciem okresu sprawozdawczego. Ich formatki należy dodać ręcznie.

Aby dodać do listy sprawozdania Rb-50W, Rb-50D, Rb-ZN lub Rb-27ZZ należy ustawić się na odpowiedniej gałęzi („Sprawozdania jednostkowe” / „Sprawozdania Rb-27ZZ” / „Sprawozdania Rb-50 i Rb-ZN”). Następnie należy kliknąć przycisk „Nowy” znajdujący na dole okna pod listą sprawozdań.

Po wybraniu rodzaju dodawanego sprawozdania otworzy się jego formatka, w której należy określić jednostkę oraz dysponenta sprawozdania. Ostatnim krokiem jest klikniecie przycisku „Zapisz”, po czym można zacząć uzupełniać dokument.

Nie, bilanse mogą być utworzone jedynie w okresie sprawozdawczym, którym jest IV Kwartał.

Komunikat ten oznacza, że dane jednostki (np. jej nazwa, typ) w importowanym pliku XML są niezgodne z danymi jednostki wprowadzonymi w programie.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas wymiany danych plikami XML między programami BeSTi@ i SJO BeSTi@ należy upewnić się, że dane jednostki w module Administracja w gałęzi Jednostki są jednakowe na poziomie JST oraz JO. Przy wystąpieniu różnic konieczne będzie zaktualizowanie danych jednostki po stronie programu SJO BeSTi@.

W przypadku wystąpienia tego błędu podczas importowania dokumentów z programu zewnętrznego należy poprawić dane jednostki w rzeczonym programie tak, by były identyczne z danymi jednostki widocznymi w BeSTii / SJO BeSTii w gałęzi Jednostki. Po poprawieniu danych należy ponownie wygenerować plik XML. Dopiero, gdy dane te będą identyczne, będzie można zaimportować dokument.

Poniżej znajduje się link do opisanej procedury sporządzania sprawozdania Rb-28s od 2019 r.:

https://archiwum.rio.gov.pl/modules.php?op=modload&name=phpBB2&file=viewtopic&t=34415

Poniżej znajduje się link do opisanej procedury sporządzania sprawozdania F-Inf:

https://archiwum.rio.gov.pl/modules.php?op=modload&name=phpBB2&file=viewtopic&t=34623

Do wprowadzenia uchwał w sprawozdaniu SP-1 służy pusty wiersz znajdujący się nad pozycjami w zakładce „Uchwały”. Dane należy zacząć wprowadzać od kolumny „Nr uchwały”. Po wpisaniu wszystkich informacji należy ustawić się w polu „Dotyczy wiersza”, a następnie z rozwijanej listy wybrać odpowiednie oznaczenie. Po zatwierdzeniu operacji klawiszem „Enter” zostanie automatycznie nadany symbol wiersza.

W celu wysłania sprawozdania SP-1 należy w module Sprawozdania kliknąć na plusik znajdujący się przy okresie sprawozdawczym „Podatki (Część A)” / „Podatki (Część B)”, następnie należy ustawić się poniżej, na gałęzi „Sprawozdania”. Z tego poziomu, na pasku w górnej części okna, dostępna będzie opcja „Przygotuj do wysłania”.

By wyeksportować sprawozdanie do pliku PDF należy otworzyć dane sprawozdanie i przejść do podglądu wydruku. W lewym górnym rogu, obok ikonki drukarki, znajduje się opcja „Export document” / „Eksport Dokumentu”. Po wybraniu tej opcji należy wprowadzić nazwę pliku, następnie z rozwijanej listy wybrać rozszerzenie PDF (*.pdf), po czym zapisać dokument w wybranej lokalizacji.

W przypadku niektórych sprawozdań zamiast opcji „Export document” na pasku znajduje się przycisk „Zapisz”, po wybraniu którego rozwija się lista dostępnych formatów, do których można zapisać dokument. W tym przypadku wybrać należy Adobe Acrobat, po czym zatwierdzić. Następnie można wprowadzić nazwę pliku i zapisać dokument w wybranej lokalizacji.